Cómo automatizar la factura global para ventas al público en general
Qué es la factura global a público en general
Es un CFDI de tipo Ingreso , es decir una factura electrónica con todos los elementos que debe incluir de acuerdo al Anexo 20 de la RMF del SAT, el cual engloba todas aquellas ventas por las cuales los clientes no solicitaron una factura individual para su propio RFC dentro de un periodo de tiempo.
Obligación de generar factura electrónica.
La emisión de la factura global para público en general es una obligación fiscal, para las ventas de las cuales ningún cliente solicitó directamente una factura.
Es importante recordar que en la República Mexicana, a todo ingreso generado por un establecimiento, debe corresponder la emisión del CFDI correspondiente.
Los establecimientos están obligados a la generación de una factura electrónica a quien así lo solicite. De hecho, si la persona lo solicita en el establecimiento al momento de su compra, la factura debe ser entregada en el mismo lugar. Sin embargo la autoridad también prevé la posibilidad de que, mediante acuerdo de las partes, le pueda ser entregada la factura electrónica a través de un portal como “Quiero Mi Factura” (Ver Preguntas y respuestas frecuentes, requisitos y obligaciones al generar facturación electrónica en México, SAT, pregunta 57 ¿Cuál es el medio por el cual se debería entregar la factura electrónica? https://www.sat.gob.mx/cs/Satellite?blobcol=urldata&blobkey=id&blobtable=MungoBlobs&blobwhere=1461173737627&ssbinary=true).
Obligación de emitir factura global para público en general
Además de la obligación de entregar factura electrónica a los clientes que así lo soliciten, por las ventas que sean realizadas, de las cuales ningún cliente solicite factura, deberá generarse en forma diaria, semanal o mensual, la factura global correspondiente a público en general. Dicho CFDI de ingreso, deberá ser emitido cubriendo los requisitos enumerados en la Guía de llenado de la Factura Global 4.0
Automatización de factura global para público en general
El portal de autoservicio de facturación “Quiero Mi Factura” además de permitir que las empresas, tiendas de comercio electrónico o establecimientos comerciales, entreguen a sus clientes sus facturas electrónicas solicitadas, permite la automatización de la factura global de público en general.
Esto lo hace mediante un procedimiento que consiste en ir marcando los registros de las ventas que ya fueron facturados, para, posteriormente, los registros que no fueron facturados a alguien en específico, puedan ser enviados a una factura de público en general. El sistema tiene predeterminada una función que “con un solo clic” permite generar en minutos la factura global diaria, semanal o mensual, sin importar si son varios cientos o varios miles de registros de ventas o cobros, los que se tienen que colocar en dicho documento.
Problemas que genera la emisión de facturas globales manuales
2.) Control de los canales de venta. si además se tienen ventas en distintos canales, las cosas pueden complicarse aún más. Distinguir claramente en qué plataforma o canal de ventas se llevó a cabo cada pedido, de igual forma se vuelve un reto.
Ambos problemas tienen que ver con la trazabilidad de operaciones: Se requiere una herramienta que permita visualizar claramente el origen de cada orden, la fecha en la que se realizó la operación, si fue efectivamente facturada por un cliente, para poder documentar contable y fiscalmente de forma correcta cada transacción comercial.
Cómo automatizar la factura Global
Con el uso de la plataforma “Quiero Mi Factura” es posible automatizar todo el control de los CFDI que deben ser emitidos para documentar las ventas que se llevan a cabo a través de distintos canales de venta. El sistema puede recibir las órdenes (ventas) o cobros, generados desde distintos canales y almacenar esos registros, enviar al cliente un mensaje por si desea una factura individual, marcar los registros que fueron facturados por clientes, y dejar disponibles los registros que requieren una factura global. El usuario puede seleccionar la frecuencia con la que desea emitir las facturas globales, y tiene el control absoluto de los registros de ventas que quedarán plasmados en cada emisión.
Automatización en Ecommerce, Marketplaces y otros canales de venta o cobro
- MarketPlaces como Amazon o Mercado Libre.
- Sistemas Ecommerce como Shopify y Woocomerce.
- Sistemas de control escolar para permitir la facturación de colegiaturas
- Sistemas propios como “Liga de Facturación” que permite facturar operaciones en clínicas, hospitales, laboratorios y muchos otros tipos de giros comerciales.
- Otros sistemas de terceros a través de su API, la cual permite realizar integraciones con muchos tipos de sistemas.
- Integración con el sistema que usa tu empresa: Si usas algún tipo de sistema no nombrado antes, no hay problema, ya que Quiero Mi Factura es un sistema abierto, el cual mediante web services, puede integrarse a diversos tipos de sistemas y plataformas administrativas.
Ventajas de la generación del CFDI global de público en general en forma automática.
Las ventajas de contar con un sistema que permita la generación de la factura global en forma automatizada son varias:
- Se evitan cientos de horas de trabajo que pueden aprovecharse en labores más esenciales del negocio.
- Se evitan errores en el procesamiento.
- Se puede generar hasta el final del mes, sin temor a que, por la cantidad de trabajo, no exista tiempo suficiente para realizarla.
- Se tiene la tranquilidad de que todos los movimientos fueron incluidos
- Se tiene total trazabilidad de los movimientos incluidos
- El sistema permite la comunicación con otros sistemas, por lo que la factura global puede “enviarse” a otros procesos administrativos y contables
- La automatización permite además generar posteriormente notas de crédito por facturas realizadas en meses posteriores o por devoluciones o bonficaciones.